需求调研
做年会就像做产品,目的就是要满足各方需求,可能是老板、员工,还可能是客户和合作方等等。郑州活动公司。
根据“用户”的不同,可以采用以下方法:
1、年会最重要的用户就是老板,因此要抓紧和老板沟通,了解他对于本场年会的需求,以及本次年会的形式和预算,在这个基调上才能继续接下来的工作。
2、利用企业内网、公众号、群聊等,调研员工需求,看看小伙伴们对此有什么期待和建议。
3、规模较大或者比较复杂的年会,则可以成立筹委小组,分工合作,分别调查不同受众的需求并汇总。
年会形式选择
年会策划开始前,还需要确定年会形式,年会形式决定了后续的年会方案。目前可供年会选择的形式较多,各位伙伴们可以根据公司情况选择~
1、线上年会:随时随地可参加、节省场地、轻松满足防疫需求,适合疫情偶有复发的地区、总部与各分部在地域上较为分散的公司。郑州活动策划公司。
4、元宇宙年会:兼顾线上线下活动的优点,既有沉浸感、又能灵活应对各种突发情况,提供更加新奇的体验,适合有一定预算的公司。
确定年会调性
调研完需求后,还需要确定年会的主线和调性,也就是整场年会想给员工带来什么情绪。例如,在公司的成长期,业务高速发展,就要鼓舞员工斗志;在公司的成熟期,更注重团队凝聚力,则需要增加温情。
确定好主线后,就可以围绕主线延伸出一句年会主题。一个优秀的年会主题往往直指“问题”,同时在表达上足够简介有力,给参会者留下深刻的印象。
如果没有灵感,小媒在下方列出了可参考的年会主题:
年会策划方案一般包括这些内容:基本信息、年会内容、预算分配、工作分类。
基本信息
年会策划的第一步,就是确定好所有客观因素,包括年会规模、参加人数、日期、地点等。了解了客观情况,才能开始规划场地、采购、交通、运营计划,甚至是作为核心创意点,贯穿整体的策划。
年会内容策划
基础内容
▲图片来源网络,如有侵权,请立即联系删除
①前期预热的时候,在办公室里放好气球,气球中有不同的小奖励,让大家像开盲盒一样,开出这些奖励。这是第一重惊喜。
②年会时,大家签完到后,发现全员的头像汇聚起来,变成了一个巨大的二维码,大家扫码得到了一个红包。这是第二重惊喜。
③老板讲话的时候,直接先给大家发了阳光普照奖。这是第三重惊喜。
品牌型内容
品牌型内容就是公司想要向大家传达的内容,主要包括:传达企业价值观和企业文化 / 讲述理想和情怀 / 老板的个人PR 等等。品牌型内容也可以达到激励团队、凝聚人心的目的。
▲2020阿里HR年会《团队秀》VCR
当然,要想年会与众不同,除了比较常规的老板演讲,还可以安排更丰富的形式:公司员工街拍采访的宣传视频、员工祝福、客户故事、老板的保留节目等等。生动地传递出公司的特色和风格即可。
福利内容
最后一个福利内容,通常就是年会抽奖环节啦,这也是员工最期待的环节。精心安排的抽奖形式,往往能带来更多惊喜。可以从以下两个方面来考虑:
一是提前筹备具有话题性的年会奖品。奖品可以根据员工画像来准备,比如员工都很年轻、喜欢新鲜有趣的东西,就可以准备周边、手办等。
二是选择一个能吸引全场注意的互动方式。比如微媒的红包雨、酷炫抽奖、摇一摇小游戏等互动模块,无论线下年会还是线上年会,都能迅速带动气氛,还能送上福利。
▲现场摇一摇环节,全场互动
预算分配
年会预算包括场地费用、布置费用、餐饮费、礼品费、交通、住宿等。预算的分配主要依据年会侧重点,并预留号备用金。
当然,预算不足是年会策划永恒的痛点,策划人可以通过资源置换、购买更实惠的奖品、把控菜品、资源再利用等途径节省预算。
工作分类
整场年会需要有:年会整体策划把控1人、年会场地负责人员1人、对接设计人员1人、节目负责人2人(1人负责节目质量,1人负责年会当天催场)、嘉宾负责人员2人和机动人员。
▲任务分配及日期进度通常用甘特图来呈现
制定执行计划
场地是整场活动的承载点,必须确认好各项细节,才能进行下一步的安排。
▲图片来源网络,如有侵权,请立即联系删除
如果是第一次选择场地伙伴,可以着重注意以下几点:
1、提前预定:酒店越到年底越难预定、价格越高,如果是能容纳500人以上的酒店,最好提前2个月约定。
2、确定硬件:是否配备LED屏,酒店自带的LED屏是否足够大气;音响效果,话筒;外接音响等设备接线是否方便;控制室在哪里,是否方便等等。
3、确定装饰:是否有空间搭建灯光桁架,现场哪些地方可以放背景板,哪些地方可以贴海报等等。如果有些必要的地方不能贴物料,要与酒店人员提前沟通。
4、同时还要注意,酒店方直接对接人员配合度怎样,反应是否及时,否则现场出现意外,而酒店又配合太慢,将引起巨大问题。
直播平台选择
▲2022阿里巴巴(香港)年会
大体来说,需要行政调动的人员有以下三类:
1、年会支持人员。年原则上,参与年会支持的工作人员尽量精简,以便于有更多的人能参与年会活动。
2、需提前邀请的人员。包括老板、高层、公司合作伙伴等。要提早沟通,并确认好档期。
活动宣传
活动前期的宣传可以通过邮件、公众号、内网等形式进行,可以让策划人更好地了解员工想法;而活动后也可以发一些活动花絮和年会精彩瞬间,以情感调动员工凝聚力。还可以通过问卷调查等形式,收集员工意见,有利于年会结束后的复盘工作。
活动顺利结束,策划人们终于可以松一口气,但是又得马上提起来,因为还有收拾现场、盘点物料、结算尾款、提交报销……而最最重要的是:总结回顾。
从个人角度来看,要与领导充分沟通好,整个年会组织下来的流程是否顺利,是否按照计划的环节进行,没有顺利进行的点在哪里,突出的效果在哪,哪个环节上赢得了最大的呼声,大家会后一致好评的地方。河南活动公司。
从组织年会的角度上看,要考虑员工的参与度强不强、是否增加了员工的幸福感和归属感、企业文化的凝聚力是否加强等。这部分可以用此前提到的调查问卷来体现。河南活动策划公司。